¡Ayuda! ¿Dónde está mi W-2?

 

Cada año, el IRS les advierte a los empleadores que estén atentos a la fecha límite de enero para presentar los Formularios W-2 y otras declaraciones de salarios. Presentar estos documentos a tiempo evita multas a los empleadores por presentarlos tarde, ayuda a los empleados a presentar sus declaraciones de impuestos y evita el fraude fiscal.

 

Este plazo se aplica a todos los Formularios W-2 y W-3, ya sea que se presenten en papel o electrónicamente.

 

Los empleadores deben proporcionares a sus empleados las copias B, C y 2 del Formulario W-2 antes del 31 de enero de 2023.

 

Prórrogas

 

Los empleadores pueden solicitar una prórroga de 30 días para presentar los Formularios W-2 ante la SSA presentando un Formulario 8809, Solicitud de Prórroga, antes del 31 de enero. Sin embargo, presentar el Formulario 8809 no extiende la fecha límite para entregar los Formularios W-2 a los empleados. La presentación de una prórroga por separado para entregarle los Formularios W-2 a los empleados debe realizarse antes del 31 de enero.

 

Los empleadores deben informarles a los empleados de la solicitud de prórroga y de la entrega tardía de los Formularios W-2.

 

¿Por qué no he recibido mi Formulario W-2?

 

Por lo general, hay tres razones principales por las que su Formulario W-2 no llegó:

 

1) El empleador tenía tu dirección equivocada – El año pasado, ¿cambió de dirección? Si es así, facilítele lo antes posible a la empresa del año pasado, su dirección actual. Pregunte también si ya le enviaron las declaraciones. Si ya están “en el correo”, sólo tiene que solicitar otra copia.

 

2) Su contador aún no ha emitido el formulario. -Esta situación es más difícil. Por un lado, el empresario sabe que se retrasa en el envío del formulario y que usted está esperando. Al mismo tiempo, su relación actual con el empleador puede ser delicada. O puede que usted no tenga acceso a la persona responsable de llevar la contabilidad de nóminas de la empresa.

 

• Puede esperar y hacer peticiones repetidas.
• Puede enviar una solicitud por escrito. Utilice el correo electrónico y el correo certificado de EE.UU., con prueba de recibo.
• Puede utilizar el formulario 4852 del IRS, que sustituye al W-2. Incluya este formulario con su declaración de la renta.
• Si después del 1 de marzo, el empleador no ha emitido su Formulario W-2, presente un Formulario 911 con el IRS Taxpayer Advocate (Defensor del Contribuyente del IRS). Esta oficina ayuda a los contribuyentes a resolver algunas cuestiones en las que esa persona tiene poco acceso a la resolución con el IRS asuntos fiscales. La oficina del Defensor del Contribuyente finalmente hará un seguimiento con ese empleador.

 

Pero a veces hay un problema mayor de lo que usted puede ver. Si el propietario, el gestor de nóminas o el contador dicen que los W-2 “se emitirán pronto”, es probable que la empresa tenga otros problemas fiscales.

 

Consideremos la última razón frecuente por la que no se entregan los W-2.

 

3) La empresa no emite (o no puede emitir) los W-2 – Las empresas que afirman no poder, o no querer, emitir su formulario W-2 suelen tener muchos problemas de nóminas y contabilidad. Estos son algunos de los perfiles que suelen aparecer. El empleador podría:

 

• Distribuir el salario sólo en efectivo o afirmar que sus ganancias no están sujetas a impuestos.
• Negarse a proporcionarle una declaración de ingresos exacta con su salario;
• Emiten nóminas “netas” después de retener sus impuestos, pero nunca pagan por encima del impuesto;
• Ha cambiado recientemente de administrador de nóminas, contable fiscal o CPA;
• Tener otras declaraciones de impuestos atrasadas, incluidas las declaraciones anuales y trimestrales;
• Emitir formularios 1099, en lugar de los formularios W-2 esperados;
• Llevar una contabilidad deficiente o incorrecta de sus ingresos y retenciones.

 

Entonces… ¿Qué debo hacer?

 

Primero, busque su propio asesor.

 

Evite recibir asesoramiento jurídico y fiscal de su empresa sobre un problema legal provocado por ella. Sobre todo, teniendo en cuenta que esa empresa tampoco cumplió con la tarea de entregar a tiempo los documentos, como exige la ley.

 

En segundo lugar, sea útil

 

Aunque se sienta enfadado o decepcionado, las emociones no solucionan los problemas. Actúe. Busque y remita a ese empleador a un abogado acreditado especializado en resolución de problemas fiscales. (Sugerencia: Busque buenas reseñas en línea.) Este empleador probablemente necesita algo más que ayuda con las nóminas. Estas empresas necesitan orientación para comprender sus requisitos legales, pero también cómo corregir los problemas una vez que se cometen errores. Con sólo pasarle el nombre de un buen abogado fiscalista, puede resolver problemas para usted y para el empleador.

 

Por último, tenga paciencia

 

El problema que está experimentando no se originó de la noche a la mañana. Tampoco se resolverá en muy poco tiempo.

Pero comprenda que nada ocurre sin que alguien actúe. Quizá usted debería ser esa persona.